英語の会議がいきなり入ってきたが、対応できるか不安――。
会議では自分の役割に応じておさえておくべきフレーズがあります。
例えばファシリテーターをやるのか、プレゼンターをやるのか、聞き手をやるのかなどで、使えると便利なフレーズが異なります。
この記事では、大手外資系メーカーで日々英語を使って仕事をしている筆者が、海外メンバーとの電話会議でよく使うフレーズをご紹介します。
普段から英語での電話会議に苦手意識があったり、急な電話会議が入ってしまった人はぜひ参考にしてください！
筆者：RIO
・大手外資系メーカー マーケティング マネジャー
・入社前はTOEIC 935点だったが会社では全く英語が通用せず
・日常生活の中に英語を取り入れることに強いこだわりを持ち英語力をアップ
・日本生まれ日本育ちながら英語力を向上させ、現在日々英語を使って仕事を行う
・2児の親
電話会議には3分前に入って雑談しつつ、海外メンバーへ自分の存在をアピール
まず、電話会議には時間ぴったりではなく、少し早めに入りましょう。
先に入っている海外メンバーと少しでも雑談することで、存在のアピールになるからです。
外資系では、海外メンバーに名前を覚えてもらった方が将来的に仕事を進めやすくなります。
英語が苦手な人はこの雑談を避けるためか、よくぎりぎりに入室する人がいます。入室してもずっとミュートでカメラもオフのままの人もいますね。
もったいないので、ぜひこの数分間を有効に使いましょう。筆者も普段3分前くらいに入って雑談しています。
入るとまず始めに「How are you today?」みたいなことを聞かれるので、以下のようなことを話しています。
大それた面白い話を狙ってする必要はなく、少し話をして存在をアピールするだけでOKです。
How are you?に対して：天気の話
I’m good. And the weather is also good today. How about you?
調子よいです。今日は天気もよいですね。そちらはどうですか？
How are you?に対して：朝したことやハプニングなど
I’m good. I woke up 5am and went out for a walk today. My condition is great actually. How about you?
よいです。今日は5時におきて散歩に出ました。コンディションがとても良いですね。そちらはどうですか？
How are you?に対して：週末何したか (特に月曜)
I’m good. All going well. By the way last weekend I went to xyz with my kids and it was really fun. How about you?
よいです。全てうまくいっています。ところで週末子どもとxyzに行ってとても楽しかったですよ。そちらは？
以上のように、とにかくなんでも良いですが何か少しだけ話すことを考えて入室すると良いでしょう。
こういった雑談が意外と信頼関係の第一歩となり、自分の存在のアピールとなります。
ファシリテーターは最初が大事 | 英語の電話会議ではオープニングコメントをしっかりと
電話会議でのファシリテーターのもっとも大事なパートは最初のオープニングコメントです。
筆者はいつも以下のような切り出しで始めています。
他の海外メンバーも使っていますので、皆さんも参考にしてみてください。
ポイントは、
- 参加者が揃っていることの確認
- 会議参加のお礼
- ミーティングの目的
- 参加者の確認
- アジェンダや会議の進め方について説明
- プレゼンターへ振る
です！
参加者が揃っていることの確認
Looks like everyone has joined. Let’s get started.
みなさんおそろいのようですね。それでは始めましょう。
会議参加のお礼
OK, thank you everyone for joining the call today.
では皆さん、本日は会議にご参加いただきありがとうございます。
ミーティングの目的
The purpose of this meeting is decide primary KPIs for this year.
この会議の目的は、今年の主要なKPIを決めることです。
参加者の確認
Today, in addition to marketing team, we have sales leaders to discuss the detail. Thanks again, sale leaders.
本日はディスカッションのため、マーケティングメンバーに加えてセールスリーダーにも参加いただいています。セールスリーダーの皆さん、ありがとうございます。
アジェンダや会議の進め方について説明
OK, let me tell you how we proceed today.
では本日の進め方についてご説明します。
Firstly, marketing team will brief about the KPIs for last year.
まず、マーケティングチームから、去年のKPIについて、簡単に説明していただきます。
Then we move to the discussion.
その後、ディスカッションに入っていきます。
プレゼンターへ振る
All right, marketing team, could you start to share?
では、マーケティングチームの方々、共有をスタートしてください。
いかがでしょうか。この流れを最初にしっかり踏襲できれば、ファシリテーターとしての存在感は十分に示せます。
ファシリテーターは英語の電話会議では議論をコントロール
無事オープニングコメントが完了し、プレゼンターが発表している間に、ファシリテーターは議論を促進する準備をしましょう。
具体的には、参加者に質問を促したり、変な方向に議論がいきそうであれば論点を戻したりといったことができれば自身の評価が上がるでしょう。
また、タイムマネジメントも重要ですね。
筆者は以下のようなフレーズをよく使います。ぜひ参考にしてください。
議論を促進するフレーズ
Thank you for your presentation, abc-san. Any questions everyone? especially xyz-san?
abcさん、発表ありがとうございました。皆さん何かご質問ありますか？特にxyzさんいかがでしょうか？
論点を戻すフレーズ
I think we can take it offline. Let’s get back to the point.
それは別の場で話しても良いでしょう。論点を戻しましょう。
時間がないことを伝えるフレーズ
We have 10 minutes left. Let’s start to summarize the discussion.
残り10分です。議論をまとめ始めましょう。
プレゼンターは質問に備える | 真正面からの回答に加えて、うまくかわす方法も必要
プレゼンターの場合は、まずはプレゼン自体に緊張すると思います。
しかし、プレゼン自体はスクリプトなど事前の準備でなんとでもなります。その後の質問に備えましょう。
質問は出たとこ勝負感が強いため、全ての質問に真正面からパーフェクトに回答することは難しいです。
うまくかわすためのフレーズももっておくと安心ですね。
例えば筆者は以下のようなフレーズを使います。ぜひ参考にしてください。
まず質問されたら回答内容を考える時間を稼ぐ
Thank you for asking. That’s a good question.（ゆっくり話して時間を稼ぐ）
ご質問ありがとうございます。良い質問ですね。
別の人に振る
I think xyz-san is more suitable to answer this. Xyz-san, do you have any comments about this?
その質問はxyzさんが答えるのが適していると思います。Xyzさん、コメントありますでしょうか？
別会議で話そうと提案する
Why don’t we take this offline as it is a little too detailed.
別会議で話しませんか？少々細かい話なので。
このような質問をかわすフレーズは便利ですが、一方で多用していると不信感をもたれます。使うシーンは厳選しましょう。
真正面からしっかり回答する場合は、以下の順序がおすすめです。PREP法などと呼ばれているようですが、使いやすく、筆者も普段から意識して話しています。
結論→理由/根拠→具体例→結論
具体例はなくてもよいですが、結論ファーストで答えること、理由や根拠は必ず添えることを意識しましょう。
最後に、電話会議でのプレゼンターのお作法として、以下のフレーズも覚えておきましょう。
最初に画面を共有するとき
Let me share my screen. Can you see my screen?
画面を共有します。見えておりますでしょうか？
プレゼンが終了したとき
Thank you for listening. Any questions or comments?
お聞きいただきありがとうございます。質問やコメントはありますか？
聞き手はコメントを準備 | 誰のどの発言がよかったかをメモ
承認者など、プレゼンやディスカッションの聞き手は、誰がどういった発言をし、どこが良かったかメモを取っておきましょう。
最後に何かしらコメントをする際に、単に「全体的に良かった」と言うよりも、「この人のこの発言がポジティブで良かった」や「この人の発言がマトを得ていると思った」などとコメントしましょう。
それにより、きちんと話を聞いていることが参加者に伝わります。
特に承認者のような立場の人は、話を聞いていないと思われるとその後のプレゼン側のクオリティが下がる可能性があります。
承認者のような立場でない人も、きちんと会議に参加をしていたことをアピールするために、他の人の具体的な発言をとらえておきましょう。
注視して話を聞いていることをアピールすることで、積極的に会議に参加しているとみなされ、自身の評価にプラスになるでしょう。
退出時は必ず何か言う | 最後まで聞いていたことをアピール
電話会議の退出時、何も言わずそのまま退出する人がいますが、これはNGです。
会議の最後にThank youのひとことでも良いので、退出する際に何か言いましょう。
それにより自分が最後まで会議に参加していたことのアピールになります。
筆者の会社では、特に海外メンバーは退出時に「Thank you, xyz-san」という形でThank you + 名前や、「Thank you everyone」などと言って退出するケースが多いです。
一方であまり英語が得意でない日本人は、何も言わずに退出する人が結構います。
特にプレゼンした人やマネジメント層の承認者などは、誰が会議にコミットしていたか・逆にあまり参加していなかったか思った以上に見ているものです。
何か言った方が絶対に印象が良いので、Thank youのひとことでもよいので、何か言って退出しましょう。
電話会議の役割を確認し、英語のフレーズをおさえよう
いかがでしたか？
まずは、英語の会議がセットされたら、自分の役割を確認しましょう。それに従って対策を打つことができます。
ファシリテーター、プレゼンターなど、ぜひ上記で役割別に紹介したフレーズを使ってみてください。
会議に少し早めに入って雑談にトライすることも忘れずに！
電話会議で通用するような、実践的な英語力を身につけたい方は以下の記事も参考にしてみてください。
